حسابداري مقوله بسيار ساده و عمومي اي مي‌باشد. نگهداري حساب‌ها، گردش پول، خريد، درآمد و هزينه‌ها همگي حسابداري محسوب مي‌شوند. پس حتي يك خانم خانه‌دار هم در طول زندگي خود بارها به حسابداري مي‌پردازد. حسابداري مي‌تواند به صورت دستي يا با استفاده از نرم‌ افزار حسابداري انجام شود.براي كارهاي خانگي از نرم‌افزارهاي كوچك و ساده، و براي كارهاي شركتي از نرم‌افزارهاي پيشرفته و تخصصي استفاده مي‌گردد.

پرداخت ماليات از جمله وظايف هر شركت مي‌باشد. پس از پايان سال مالي و مشخص شدن وضعيت سندهاي ثبت شده در طول سال، سود و زيان شركت مشخص گرديده و اظهارنامه مالياتي با اعداد و ارقام حسابداري شركت تكميل مي‌گردد. سپس مميزين به شركت مراجعه و اين اسناد را بررسي مي‌كنند و در صورت نبود ايراد، دفاتر شركت را قبول اعلام كرده و ماليات اعلام شده خود شركت را دريافت مي‌دارند. در غير اينصورت شركت علي الراس محسوب شده و ماليات پرداختني توسط خود مميزين مشخص مي‌گردد.

حساب در حسابداري ابزار ثبت اطلاعات مالي مي‌باشد. در واقع هر سند حسابداري از تعدادي حساب تشكيل شده كه با يك عدد بدهكار و يا بستانكار شده اند و گوياي يك رخداد مالي مي‌باشند. مشخص است كه قبل از ثبت اسناد مالي، مي‌بايست با انواع حساب‌ها آشنايي داشت. حساب‌ها را در 8 گروه استاندارد تقسيم بندي مي‌كنند: گروه تراز آزمايشي، زير گروه تراز آزمايشي، كل، معين، معين2، تفصيلي، تفصيلي 2 و تفصيلي شناور. با استفاده از اين تقسيم بندي به راحتي مي‌توان اسناد حسابداري را با توجه به حساب درستشان ثبت كرد. دو نوع حساب داريم: حساب موقت (شامل درآمدها و هزينه‌ها كه در پايان سال مالي صفر شده و سود و زيان را مشخص مي‌كنند) و حساب دائم (مثل دارايي‌ها و بدهي‌ها كه مانده آن‌ها به سال مالي بعد منتقل مي‌شود.) ضمنا هر حساب داراي ماهيت بدهكار، بستانكار و يا آزاد است، به اين معني كه مانده يك حساب بدهكار هرگز نميتواند بستانكار شود و بالعكس.

در نرم‌ افزار حسابداري پيشرو كليه موارد بالا به صورت پيش‌فرض وجود دارد و البته هر حسابدار هم ميتواند با توجه به سليقه خود نسبت به تغيير اين اطلاعات اقدام كند.

گرفتن گزارشات مالي از گردش حسابهاي هر شركت و نوشتن دفاتر قانوني نياز به ثبت تراكنش‌هاي مالي در اسناد مالي دارد. سند حسابداري برگه‌اي است كه كليه اتفاقات مالي نظير گردش وجوه، بدهي اشخاص، فروش و گردش كالا و حقوق پرسنل در آن ثبت شده و پس از اطمينان از صحت اطلاعات و مانده‌ها، گزارش گيري و نوشتن دفاتر مالي بر طبق آن انجام مي‌گيرد. در سند حسابداري با استفاده از يك كدينگ استاندارد حسابداري،  كدهاي حسابداري متناسب با رويداد مالي انتخاب مي‌شود و ميزان بدهكاري يا بستانكاري آن مشخص مي‌گردد. سپس كد حسابداري متناظر ديگري انتخاب شده و به اندازه همين رقم و معكوس حساب اول بدهكار يا بستانكار مي‌شود. به عنوان مثال چنانچه ما پولي را از صندوق برداشته و با آن هزينه‌اي بكنيم، هنگام ثبت سند آن، ابتدا حساب هزينه به ميزان n ريال بدهكار و سپس حساب موجودي صندوق به همان اندازه n ريال بستانكار مي‌شود. ثبت اسناد به تفكيك تاريخ انجام تراكنش‌ها صورت گرفته و در نهايت پرينت مي‌شود و كليه ضمائم مربوط به تراكنشهاي ثبت شده ضميمه اين پرينت مي‌شود. به اين كار اصطلاحا روكش كردن سند مي‌گويند.

با استفاده از نرم افزار حسابداري پيشرو، هر حسابداري به راحتي مي‌تواند سندهاي مالي خود را با زدن چند دكمه ثبت كند و از تراز بودن آن‌ها به راحتي اطلاع يابد. همچنين گزارشات متنوعي به مدير خود ارائه داده و در نهايت اختتام سال مالي و نوشتن دفاتر را نيز به راحتي انجام دهد.

هر شركت به هنگام تاسيس و قبل از شروع ثبت تراكنش‌هاي مالي خود ملزم به تعيين سال مالي براي اين كار مي‌باشد. سال مالي از 12 ماه تشكيل شده است. در كشور ايران به طور عرف سال مالي از فروردين هر سال آغاز و به اسفند آن منتهي مي‌شود. اما در اين زمينه استثنا هم وجود دارد. مثلا شركت عايق اصفهان و قند بيستون كرمانشاه سال مالي خود را از مهر آغاز كرده و به شهريور سال بعد منتهي مي‌كنند. يا مثلا صرافي ها سال مالي را از خرداد شروع مي‌كنند. به هر حال سال مالي با هر تاريخي آغاز شود، به محض رسيدن به تاريخ انتها مي‌بايست اختتام خورده و سال مالي جديد افتتاح شود. مفهوم اخختام سال مالي يكي از مهمترين مفاهيم موجود در حسابداري مي‌باشد. براي اين‌كار، كليه حساب‌هاي موقت يعني همان درآمدها و هزينه‌ها به يك حساب دائم كه اصولا سود و زيان جاري نام دارد، بسته شده و جمع جبري اين دو به عنوان سود يا زيان شركت مشخص مي‌گردد. سپس ماهيت حساب‌هاي دائمي در سند اختتاميه برعكس شده (يعني آن‌هايي كه مانده بدهكار دارند بستانكار، و آن‌هايي كه مانده بستانكار دارند بدهكار مي‌شوند) و سند افتتاحيه سال بعد به صورت معكوس اين سند اختتاميه خورده مي‌شود. به اين طريق مانده حسابهاي دائمي به سال مالي بعد منتقل شده و ثبت سند سال مالي جديد آغاز مي‌گردد.

در نرم‌ افزار حسابداري پيشرو كليه اين مراحل به صورت كاملا اتوماتيك انجام مي‌گردد. ابتدا كليه حساب‌ها از نظر داشتن مانده مناسب با ماهيتشان چك شده (مثلا حساب بانك و صندوق الزاما بايد مانده بدهكار و حساب درآمد بايد مانده بستانكار داشته باشد) و كليه سندها تاييد مي‌شوند. سپس يك حساب جهت بستن سود و زيان تعيين شده و كليه حسابهايي كه نوع آن‌ها در سيستم موقت تعيين شده به اين حساب بسته مي‌شوند. در مرحله بعد مانده حساب‌هاي دائم معكوس گرديده و سند اختتاميه ثبت مي‌شود و همزمان سند افتتاحيه در سال مالي جديد ثبت مي‌گردد.

سرعت و دقت بالاي اين روش كمك شاياني به حسابداران هر مجموعه كرده و آن‌ها را از وقت گذاشتن بيش از حد بي‌نياز مي‌كند.

هر شركت پس از تاسيس طبق قانون ملزم است نسبت به پلمپ يك عدد دفتر كل و يك عدد دفتر روزنامه از طريق دفاتر پستي اقدام كرده و سپس كليه تراكنش‌هاي مالي خود را در طول سال مالي در اين دفاتر وارد كند. دفتر روزنامه براي نوشتن جزء به جزء تراكنش‌هاي مالي رخ داده در هر روز مي‌باشد. استاندارد ثبت سند دوبل در نوشتن دفتر روزنامه رعايت مي‌شود به اين صورت كه به ازاي هر حسابي كه بدهكار مي‌گردد، يك حساب ديگر به همان ميزان بستانكار مي‌شود. ته جمع حسابهاي بدهكار شده با حسابهاي بستانكار شده بايد يكي باشد و به اصطلاح سند تراز باشد. دفتر كل به اين صورت است كه كد حسابهاي كل استفاده شده در ثبت اسناد مالي به تفكيك در صفحات مختلف آورده شده و سپس با توجه به دفتر روزنامه، عدد آن حساب و تاريخ استفاده از آن زير هم ثبت مي‌گردد. بديهي است ابتدا دفتر روزنامه نوشته شده و سپس هر 15 روز يك بار دفتر كل با توجه به آن تكميل مي‌گردد. داشتن دفتر روزنامه و كل نوشته شده و هماهنگ با هم يكي از شرايط قبول حساب و كتاب هر شركت در حوزه‌هاي مالياتي است كه از آن به عنوان "قبول دفاتر" ياد مي‌شود.

در نرم افزار حسابداري پيشرو، دو گزارش دفتر روزنامه و دفتر كل وجود دارد كه هر حسابدار با مراجعه به اين دو گزارش مي‌تواند به راحتي نسبت به نوشتن دفاتر خود اقدام نمايد و ديگر نگراني از بابت بروز اشتباه در نگارش دفاتر نداشته باشد.

منبع: به سامان پيشرو رايانه